こんにちは。新潟県よろず支援拠点コーディネーターの早川芙美子です！
食品の商品開発支援を担当しています。
よろしくお願いいたします。
さて、今回は事業者様にときどき相談される「企画会議のやり方」について書いてみたいと思います。
新商品・新サービスを考えるとき、既存の方法に課題が見つかったときなど、社内で企画会議をする機会がありますよね。
定期的に時間を割いている事業者様も多いように感じています。
しかし、「こんな提案したら反対されちゃって…」「話す内容がコロコロ変わってしまって、聞き手が困ってしまって…」という話、実はよくお聞きします。
このような事態を改善するのに、基礎的な企画会議の方法について考えてみました。
◆基礎的な企画会議の方法
（事前準備）
①資料を配布する
企画会議の概要や考えていて欲しいことを事前に伝えておくことで、その場で考えるのではなく、スムーズにアイデアを持ち寄ることができます。
アイデアの数を出すだけの会議、出たアイデアに優先順位を決める会議、優先順位の高いアイデアについて検討する会議、意思決定の会議のように分けて開催しても良いと思います。
②会議に使う備品を用意する
アイデアを伝えるときに、ホワイトボードやプロジェクターなどを使うこともあると思います。備品を準備しておくことで時間を無駄にしません。
③メンバーを絞り、進行係、記録係を決めておく
会議の内容と関係の薄いメンバーを呼ぶと無駄な話が増えて時間を多く使う場合がありますので、必要なメンバーを厳選することをおすすめします。
また、進行係と記録係を決めておくことで、趣旨がずれた場合の軌道修正や時間管理、アイデアの蓄積ができます。
（会議当日）
④冒頭は雑談で緊張をほぐす
緊張感が高いまま会議が始まってしまうと、積極的に意見が出にくいものです。
進行係は軽めの話題で和ませると良いと思います。
⑤目的とゴールを全員に伝え、始める
会議の目的とゴールを説明し、アイデアや意見交換を始めましょう。
◎反対意見を出すときは代替案も併せて出す！
私はこれが重要なポイントと考えています。
発言者の意見に安易な否定が減り、心理的安全性が確保できると思います。また、代替案も共に出すことで、意見自体がよりよいものに磨かれていくとも思います。
進行係は会議の始まりでメンバーに周知しておくと良いでしょう。
⑥振り返りと行動計画を立てる
出たアイデアや意見をまとめ、次のステップに進むための行動計画を立てます。
（会議後）
⑦行動計画の実行状況を追い、進み具合を評価します。
定期的に進捗報告会を行い、成果を確認することも大切です。
以上、７つの手順を挙げてみました。
手がかかるな…、大変そう…と感じる方もいらっしゃると思います。そういう時は、少しずつ取り入れるでも良いのです。
少しでも行動に移すことで、気づきを得て、次に活かすことができます。
①～④は企画会議だけでなく、打ち合わせやミーティング等にも応用できます。
ぜひ、参考になさってください！
「企画会議のやり方」ついてまとめましたが、もっと知りたい、この部分がよくわからないなどありましたら、お気軽にご相談ください。
皆様のご相談をお待ちしております！
